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用下拉列表控制显示图表中的不同系列

时间:2013-12-10 整理:docExcel.net

当Excel图表数据中包含多个系列时,通常需要让这些系列同时显示在图表中进行对比。但有时可能无需让各系列同时显示在图表中,这时可以添加一个下拉列表来选择某个系列,让该系列单独显示在图表中以便查看。这种动态图表可以用下面的两种方法来制作,一是在辅助列中用公式得到某个系列数据,二是通过定义名称得到系列数据,然后在源数据对话框中添加名称。下面用一个具体的例子进行说明,单击 这里 打开示例文件下载页面。

假如下表为某公司全年的销售数据,这些数据位于A1:D13区域,需要通过下拉列表选择某个产品系列,让所选系列单独显示在图表中。

月份

产品A

产品B

产品C

1月

1342

1997

12

2月

1445

1158

12

3月

1796

1803

22

4月

1878

1460

25

5月

1180

1825

24

6月

1310

1011

22

7月

1559

1747

23

8月

1006

1933

14

9月

1916

1034

25

10月

1294

1059

19

11月

1977

1617

13

12月

1170

1997

17

以Excel 2010为例,Excel 2007和Excel 2003中的方法大致相同。

方法一:辅助列+公式

1.在工作表中添加并设置组合框控件

可以通过多种方法在工作表中添加下拉列表,如通过数据有效性、添加ActiveX 控件、添加表单控件等。本例以添加表单控件为例,在功能区中选择“开发工具”选项卡,在“控件”组中单击“插入→表单控件→组合框(窗体控件)”。

插入组合框表单控件

如果“开发工具”选项卡没有显示在功能区中,可在“选项”对话框中进行设置让其显示出来,具体参考本站其他文章。

这时鼠标指针变成细十字形,按住鼠标左键在工作表中拖动,绘制一个组合框控件。由于在单击该控件时,需要在组合框的下拉列表中显示“产品A”、“产品B”等系列名称以供选择,因而在设置前需先将这些系列名称输入或粘贴到某列中,本例将B1:D1区域中的系列名称通过“选择性粘贴→转置”粘贴到I1:I3区域。

右击组合框控件,在弹出的快捷菜单中选择“设置控件格式”,弹出“设置对象格式”对话框,选择“控制”选项卡,将“数据源区域”设置为“$I$1:$I$3”,将“单元格链接”设置为J1单元格,这样在组合框中选择某个系列名称时,J1单元格中就会显示相应的数字。

给组合框控件设置数据源区域和链接单元格

2.添加辅助列并设置公式

以F列和G列为辅助列。将A1:A13区域中的“月份”数据复制到F列,在G1单元格中输入公式:

=OFFSET($A$1,ROW(A1)-1,$J$1)

然后拖动填充柄,填充公式到G13单元格,在组合框中选择某个系列,如“产品A”,G列就会显示该系列的数据,如图所示。

设置辅助列并填充公式

3.插入图表

选择F1:G13区域中的某个单元格,在功能区中选择“插入→折线图→折线图”,插入图表。在组合框中选择某个系列,图表就会显示该系列。

用下拉列表控制选择图表中的系列 

方法二:先定义名称,然后在选择数据对话框中添加名称

1.添加组合框控件并设置其“数据源区域”和“单元格链接”,具体参照方法一  。

2.定义名称。

在功能区中选择“公式”选项卡,在“定义的名称”组中单击“定义名称”,弹出“新建名称”对话框。在“名称”右侧的文本框中输入一个名称,如“series_name”,在“引用位置”处输入公式:

=OFFSET($A$1,,$J$1)

用同样的方法定义另一个名称“series_value",公式为:

series_value:

=OFFSET($A$2:$A$13,,$J$1)

3.插入图表并添加名称

选择某个空单元格,在功能区中选择“插入→折线图→折线图”,插入一个空的图表。然后在“图表工具-设计”选项卡的“数据”组中单击“选择数据”,弹出“选择数据源”对话框,单击对话框中的“添加”,在“编辑数据系列”对话框中输入定义的名称,方法如下:

在“系列名称”下方输入:

=sheet1!series_name

在“系列值”下方输入:

=sheet1!series_value

在“编辑数据系列”对话框中添加定义的名称

注意上述两个公式中包含当前工作表名称,本例为“sheet1”,需根据实际进行修改。如果省略名称前面的“sheet1!”,Excel会提示“您所键入的公式含有错误……”而无法输入名称。

单击“确定”,返回“选择数据源”对话框,右侧的“水平(分类)轴标签”区域中单击“编辑”按钮,设置水平轴标签区域为A2:A13,单击两次“确定”完成图表。

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